Organização

Ao contrário de bibliotecas, não há sistemas estabelecidos para organizar arquivos. Há, no entanto, princípios gerais de arquivo e práticas estabelecidas que os Arquivos Nazarenos seguem. Uma compreensão geral de nossa abordagem pode ajudar os pesquisadores a usar os arquivos e suas ajudas de encontra.

Itens pertencentes à mesma coleção não precisam estar localizados uns ao lado dos outros na prateleira, desde que estejam listados juntos no inventário. Isso dá flexibilidade na adição de inventário e aumenta a capacidade de armazenar coleções com mais eficiência.

Arquivos não organizam suas coleções tópicamente ou por assunto, mas de acordo com quem produziu a coleção. Muitas coleções de Arquivos Nazarenos foram produzidas por agências ou oficiais da igreja. A ordem na qual as coleções estão listadas é baseada em um gráfico de fluxo que determina o relacionamento dessas agências e escritórios uns com os outros. Inventário de Arquivos Nazarenos se move dos níveis mais gerais da igreja (começando com as coleções da Assembleia Geral — a Série 200) para os mais particulares, terminando com coleções centradas em membros individuais da igreja (a Série 1200).

Os registros de agências da igreja são mantidos em sua ordem original ou restaurados à sua ordem original. Os arquivos não reorganizam uma coleção ou impõem uma ordem sobre ela, a menos que a ordem original seja perdida e não possa ser reconstruída.

Quando um oficial da igreja ocupava mais de uma posição na igreja, todos os seus registros estão listados juntos em um lugar no inventário, sob o departamento onde o escritório mais alto do indivíduo foi realizado. Referências cruzadas apropriadas são colocadas em outras partes do inventário onde o indivíduo também ocupava o cargo.