Organización

A diferencia de las bibliotecas, no hay sistemas establecidos para organizar archivos. Sin embargo, hay principios generales de archivo y prácticas establecidas que siguen los Archivos Nazarenos. Una comprensión general de nuestro enfoque puede ayudar a los investigadores a usar los archivos y sus ayudas para encontrar.

Los artículos que pertenecen a la misma colección no necesitan estar ubicados uno al lado del otro en el estante, siempre que estén listados juntos en el inventario. Esto brinda flexibilidad para agregar al inventario y aumenta la capacidad de almacenar colecciones de manera más eficiente.

Un archivo no organiza sus colecciones por tema o por tema, sino de acuerdo con quién produjo la colección. Muchas colecciones de Archivos nazarenos fueron producidas por agencias u oficiales de la iglesia. El orden en el que se enumeran las colecciones se basa en un diagrama de flujo que determina la relación de estas agencias y oficinas entre sí. El inventario de los Archivos Nazarenos se mueve desde los niveles más generales de la iglesia (comenzando con las colecciones de la Asamblea General: la Serie 200) a las más particulares, terminando con colecciones centradas en miembros individuales de la iglesia (la Serie 1200).

Los registros de las agencias de la iglesia se mantienen en su orden original o restaurados a su orden original. Los archivos no reorganizan una colección ni le imponen un pedido a menos que se pierda el pedido original y no pueda ser reconstruido.

Cuando un oficial de iglesia tenía más de una posición en la iglesia, todos sus registros se enumeran en un lugar en el inventario, bajo el departamento donde se mantenía la oficina más alta del individuo. Se colocan referencias cruzadas apropiadas en otras partes del inventario donde el individuo también tenía oficina.